- Osto- ja myyntilaskujen sähköiseen käsittelyyn siirtyminen on ollut välttämätöntä yhtäältä asiakkaiden vaatimuksesta ja toisaalta siksi, että saamme omat laskumme nopeammin maailmalle, toteaa HT-Sähköpalvelu Oy:n toimitusjohtaja Vesa Paajanen Palanet ratkaisuiden käyttöönottoon vaikuttaneista syistä.
Palanetin ratkaisuihin kuuluu yksi rajapinta asiakkaalle, Palanet Portaali, mihin kaikki laskut saapuvat tarkastettavaksi alkuperäisestä formaatista riippumatta. Niin paperi-, verkko- kuin sähköpostilaskutkin siirtyvät samannäköisinä internet-selaimella käytettävään portaaliin parhaimmillaan tiliöityinä ja oikeille projekteille ohjattuna automaattisesti ja rivitasoisesti. Laskut tarkastetaan projektipäälliköiden toimesta ja sen jälkeen hyväksytään maksuun taloushallinnon toimesta. Tämän jälkeen laskut siirtyvät automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmään ja sitä kautta maksuun ja kustannuksiksi oikeille tahoille. Koko tämä prosessi voi olla valmis jopa samana päivänä laskun saapumisen kanssa, ja täten johdon raportit ovat paremmin ajan tasalla.
- Ostolaskujen sähköisestä käsittelystä meillä on jo pidempi kokemus, ja suuri hyöty on ollut se, että vähemmän liikkuu paperilaskuja konttorissa. Ostolaskujen käsittelyn pitäisi nopeutua, mutta sitäkin on havaittu, että projektipäälliköt joskus ja jopa tarpeettoman usein panttaavat laskujaan Palanet Portaalissa. Nykyinen systeemi, että Palanet huomauttaa erääntyvistä laskuista on hyvä juttu, Paajanen kertoo Palanetin ratkaisun soveltamisesta yrityksen prosesseihin.
- Ostolaskujen sähköisessä käsittelyssä ratkaiseva Palanetin etu oli aikanaan se, että ostolaskuista saamme tiedot rivitasolla projektiseurantaamme, Paajanen tarkentaa Palanetin eduista
HT-Sähköpalvelulta tulleen kehitysidean myötä Palanet toteutti myös litterointikäsittelyn osaksi Palanet portaalia.
Yrityksellä on noin kaksikymmentä Palanet Portaali käyttäjää ja ostolaskuja saapuu vuositasolla noin 10 000.
Myös HT-Sähköpalvelun myyntilaskut kulkevat Palanetin kautta, siten että ne tulostetaan toiminnanohjausjärjestelmästä verkkolaskuina. Tämän jälkeen Palanetin sovellukset hoitavat laskut eteenpäin aina parasta kanavaa käyttäen, joko verkko-, sähköposti- tai paperilaskuna. Laskujen ohjautumista asiakkaille voi itse tarvittaessa ohjata Palanet Portaalin kautta (mikäli asiakas haluaa esimerkiksi laskun sähköpostilla verkkolaskun sijaan) mistä näkee myös laskujen käsittelyn tilan, sekä raportin kunkin asiakkaan laskutuksesta.
Myyntilaskuja lähetetään vuositasolla noin 5000.